Aprende Contara paso a paso

Contara es la plataforma integral para la operación de tu negocio: ventas, gastos, inventario, clientes, citas y más, con un agente de IA que trabaja con la información de tu negocio.

Todo en español y sin saber de contabilidad.

Funciona en el navegador de cualquier celular, tablet o computadora, sin instalar nada. Tu información vive en la nube: usa la misma cuenta en todos tus dispositivos.

• Gratis: ventas, gastos, inventario, catálogo, clientes, proveedores, citas, dashboards y bitácora. Un empleado además de ti.
• Pro ✦: cuotas mensuales amplias, permisos por empleado, correos, exportación a CSV, reportes en PDF, hasta 10 empleados y 3 unidades de negocio.
• Empresa ✦: hasta 50 empleados y 10 unidades de negocio. Se activa con el equipo de Contara.

Cambia de plan desde Configuración. Las funciones de Pro llevan ✦ morado en la plataforma y en esta guía.

Confi es el asistente con inteligencia artificial de la sección Confi IA. Pregúntale en tus palabras y responde con los datos de tu negocio.

Solo ve tu información y solo habla de tu negocio.

• ¿Cuánto vendí hoy, esta semana o este mes?
• ¿Cómo se comparan mis ventas con el mes pasado?
• ¿Quiénes son mis mejores clientes? ¿Quiénes dejaron de comprar?
• ¿Quién me debe dinero y qué cuentas ya vencieron?
• ¿Qué citas tengo mañana?

Pídele que registre ventas, gastos, clientes o citas: «registra una venta de $450 en efectivo». Confi te muestra el resumen y tú confirmas o cancelas.

Lo que registra queda en la bitácora a tu nombre.

Gratis: 30 consultas al mes. Pro: 500. Empresa: 2,000. El contador del mes aparece arriba en Confi IA.

Al crear tu cuenta, un asistente de tres pasos deja todo listo:

1. 1Tu nombre.
2. 2Tu empresa: el nombre que aparece en tus recibos.
3. 3Tu primera unidad de negocio: la tienda o local donde operas.

Al terminar entras a tu dashboard.

Una unidad de negocio es un punto de operación: una tienda, una sucursal, un puesto. Cada unidad tiene su propio catálogo, ventas, gastos, contactos y números.

Cambia de unidad desde el selector de arriba. Desactiva una unidad sin borrar nada y reactívala cuando quieras.

Invita a tus empleados con su propia cuenta. Cada movimiento queda a su nombre.

1. 1Tu empleado crea su Cuenta de empleado en contara.app con su correo.
2. 2En Configuración → Empleados toca «Invitar» y escribe ese correo.
3. 3El empleado acepta la invitación al entrar.
4. 4En Equipo agrégalo a la unidad donde va a trabajar.

En Ventas → Registrar venta tienes el catálogo a la izquierda y el ticket a la derecha.

1. 1Toca los artículos, búscalos por nombre o escanea su código de barras.
2. 2Ajusta cantidades y precios en el ticket.
3. 3Agrega cliente, notas o fecha con los chips de arriba, si los necesitas.
4. 4Toca «Cobrar», elige la forma de pago y confirma.

Cada venta lleva su folio consecutivo. Los productos con inventario descuentan sus existencias solos.

Al tocar «Cobrar» eliges efectivo, tarjeta o transferencia. En efectivo, captura con cuánto paga el cliente y Contara te muestra el cambio.

El pago y el cambio quedan en el detalle de la venta y en el recibo.

Imprime el recibo en tu impresora de tickets al cobrar. Sirve cualquier impresora que tu computadora ya reconozca.

1. 1Entra a Configuración → Impresora de recibos y elige el papel: 58 u 80 mm.
2. 2Toca «Imprimir prueba».
3. 3Activa «Imprimir al cobrar» para que la impresión salga sola tras cada venta.

También imprimes desde el detalle de la venta y desde el menú de cada fila. La configuración se guarda en este dispositivo.

Con un lector USB, escanea el producto en Registrar venta o Registrar gasto y entra al ticket, sin tener el cursor en la búsqueda.

Si el código no existe, Contara te ofrece dar de alta el producto con ese código. Si está agotado, te avisa.

Asigna los códigos en el catálogo: Códigos y etiquetas.

En Ventas ves todas las ventas de la unidad. Busca por producto o cliente, filtra por empleado, fecha y estado, y ordena por fecha o monto.

Toca una venta para ver su detalle, descargar el recibo, anularla o enviarla por correo. Los nombres en azul son enlaces a su ficha.

Cada venta genera un recibo en PDF con los datos de tu negocio, el folio, los artículos y el total. Descárgalo desde el detalle de la venta.

Los datos de tu negocio se editan en Configuración → Cuenta empresarial.

Una venta equivocada se anula: se queda en el historial, marcada, y deja de contar en tus números. Restáurala si la anulaste por error.

Ambas acciones quedan en la bitácora.

En Cobranza llevas las ventas fiadas: abre una cuenta a nombre del cliente con un monto libre o con un ticket de artículos.

Cada abono registra una venta real con su forma de pago y su fecha. El abono que deja el saldo en cero liquida la cuenta.

Ponle fecha de vencimiento a cada cuenta; las vencidas se marcan en rojo.

Envía el recibo al cliente por correo desde el detalle de la venta. Si el cliente tiene correo en su ficha, el campo se llena solo.

Exporta tu historial de ventas a CSV para Excel o Google Sheets. La exportación respeta los filtros activos.

En Gastos → Registrar gasto tienes insumos, cargos y productos en un mismo catálogo. Tócalos, búscalos o escanea su código, ajusta cantidades y montos y confirma.

Los insumos y productos que compras suben sus existencias solos. Con los chips de arriba liga el gasto a un proveedor, agrega notas o cambia la fecha.

En Gastos está el historial de la unidad, con búsqueda por proveedor o concepto y filtros por empleado, fecha y estado.

Toca un gasto para ver su detalle. Un gasto equivocado se anula y se puede restaurar.

En Citas llevas la agenda de la unidad como calendario semanal: cada cita es un bloque con su servicio, su cliente y quién atiende. Toca un horario libre para agendar ahí.

Cambia a la vista de lista con el interruptor de arriba: citas por día, con búsqueda y filtros.

Captura servicio, cliente, fecha, hora, duración y quién atiende. Si el horario se empalma con otra cita, Contara te avisa antes de guardar.

Cada cita está programada, completada o cancelada; las pasadas sin cerrar se marcan. La agenda conserva el mes en curso y los dos anteriores.

Un producto es algo físico que vendes y se acaba. Ponle precio y, si quieres, existencias: cada venta las descuenta y Contara te avisa cuando está por agotarse.

1. 1Entra a Catálogo → Productos y toca «Agregar producto».
2. 2Ponle nombre, precio y, si quieres, categoría, existencias y código de barras.
3. 3Listo: aparece en Registrar venta.

Cada producto e insumo puede llevar un código de barras. En el formulario toca Escanear y pasa el lector por el empaque, o Generar para crear uno propio. No se repite dentro de la unidad.

Para imprimir etiquetas, en el detalle del producto toca Etiqueta: elige el tamaño (50×30, 40×25 o 58×40 mm, rollo de 80 o 58 mm, u hoja carta), las copias y si llevan precio.

Un servicio es algo que haces y no maneja existencias: un corte, una consulta, una reparación. Se vende igual que un producto.

Los cargos son gastos frecuentes que no son cosas: renta, luz, internet, comisiones. Regístralos una vez y agrúpalos en tus reportes.

Un insumo es algo que compras para operar: harina, leche, bolsas. Lleva existencias, precio sugerido y categoría. Cada gasto donde lo compras suma a sus existencias.

Las categorías agrupan tu catálogo: «Pan dulce», «Bebidas», «Baño». Filtra el catálogo por categoría y lee tus reportes por grupo.

1. 1Entra a Catálogo → Categorías y toca «Agregar categoría», o toca «+ Crear categoría» junto al campo Categoría de cualquier formulario.
2. 2Ponle nombre. Queda seleccionada en el formulario desde el que la creaste.
3. 3En el selector, escribe para filtrar la lista.

Si eliminas una categoría, sus artículos quedan sin categoría.

Guarda a tus clientes con teléfono y correo. Cada ficha muestra su historial de compras y su total comprado.

En Registrar venta elige al cliente con el buscador o dalo de alta ahí mismo.

Desde la ficha de un cliente o proveedor con teléfono, abre WhatsApp directo a la conversación.

Escríbele a un cliente por correo desde su ficha, a nombre de tu negocio.

Los proveedores funcionan como los clientes, del lado de tus compras: cada ficha tiene su historial de gastos y su total comprado.

Contacta a tus proveedores por correo desde su ficha.

Las ofertas son descuentos que se aplican solos al vender: a todo el catálogo, a una categoría o a un artículo. Define la cantidad mínima, el beneficio (porcentaje, pesos o N×M, como el 3×2) y la vigencia.

Al armar el ticket, Contara aplica las que correspondan y guarda el detalle en la venta.

Premia a tus clientes por número de compras, monto gastado, visitas o piezas de un producto, por semana, por mes o histórico.

Al cruzar la meta ganan su premio: un descuento para su siguiente compra o un premio que tú defines («café gratis»).

Los descuentos se canjean en Registrar venta: al elegir al cliente, Contara te avisa si tiene premios pendientes. Los premios personalizados se canjean desde Lealtad al entregarlos.

Crea la página pública de tu negocio: ícono, color, descripción, teléfono, horario y dirección con mapa. Muestra tus unidades y las ofertas vigentes.

Vive en contara.app/n/tu-negocio y la enciendes o apagas con un interruptor.

Descarga el código QR de tu página e imprímelo en tu local o en tu empaque.

Tu página de inicio: ventas, gastos y utilidad de hoy, la semana, el mes o el año, con gráficas y los últimos movimientos de la unidad.

Qué artículos se venden más, en qué se va el gasto y qué categorías pesan más.

Con más de una unidad, el Comparativo las pone lado a lado: ventas, gastos, utilidad, margen, ticket promedio y producto estrella. El 1 contra 1 enfrenta dos unidades métrica por métrica.

Con Pro ✦ descargas el comparativo en PDF.

Alertas te dice qué necesita atención: productos agotados o por agotarse, meses con más gastos que ventas, caídas de ventas, clientes que dejaron de venir, ofertas vencidas y tareas atrasadas.

Cada alerta enlaza al recurso del que habla.

En Reportes busca cualquier cliente, proveedor, artículo o empleado y ve su historial y sus totales en el tiempo. También desde el botón Ver reporte de cada ficha.

Descarga cualquier dashboard o reporte en PDF con la imagen de tu negocio. Respeta el período y los filtros activos.

La bitácora registra cada venta, gasto, artículo, contacto o empleado que se crea, edita, anula o elimina, con quién lo hizo y cuándo. Cada movimiento enlaza a su detalle.

Con Pro ✦ el historial disponible es más amplio.

Los pendientes del negocio: surtir un pedido, pagar la luz. Créalas y márcalas como terminadas.

Mensajes cortos para tu equipo, visibles en el megáfono de la barra superior: «hoy cierra Ana». Dirígelos a todos o a una persona.

Decide qué puede ver y hacer cada empleado, por unidad: cada módulo con su nivel (Sin acceso, Ver, Agregar o Editar) e interruptores para anular, restaurar y eliminar.

Los roles (Gerente, Cajero, Estándar, Solo lectura) prellenan los permisos; ajusta cualquiera y queda como Personalizado. En el plan Gratis todo tu equipo tiene acceso completo.

Sube tu catálogo, tus clientes o tus ventas y gastos históricos en CSV o Excel. Contara reconoce las columnas, te muestra una vista previa y crea los registros.

Los nombres repetidos se omiten y nada se importa si el archivo trae errores.

Anula, restaura o elimina en lote ventas, gastos, catálogo o contactos, filtrando por fechas, categoría o producto. Ves el conteo exacto y confirmas antes de ejecutar.

• Cuenta y plan: tu rol, tu plan y el cambio a Pro ✦.
• Información personal y contraseña.
• Cuenta empresarial: nombre, teléfono y datos que aparecen en recibos y correos.
• Unidades de negocio: crear, editar, desactivar y reactivar.
• Impresora de recibos (este dispositivo): papel de 58 u 80 mm, Imprimir al cobrar e Imprimir prueba.
• Empleados: invitaciones y acceso de tu equipo.
• Uso del plan: tu consumo del mes.
• Sugerencias: pídenos lo que a tu negocio le falta.
• Cerrar sesión y eliminar cuenta.